11 Mart 20200 Görüntülenme
Özlük dosyasında temel ve mutlak olması gereken evraklar aşağıda sıralanmıştır. Bu evrakların, konusunda uzman bir danışman avukat tarafından oluşturulması ve/veya incelenmesi gerekir. Bu temel evraklar dışında şirketin veya personelin yapısına göre farklı evraklar da düzenlenebilir.
1- İşin Niteliğine Göre Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar
- a. Fazla mesai için işçinin onay verdiğini gösteren imzalı belge
- b. Teslim edilen araç gereçler var ise bunların zimmet belgesi
- c. İşin niteliğine uygun muayene raporları
- d. Periyodik sağlık kontrolü gerektiren işler için sağlık raporları
- e. Ağır ve Tehlikeli İşlerde çalıştırılan personellerin bilgilerinin olduğu liste
f. Şoför işçi için ehliyet fotokopisi - g. Sürücülerin ehliyet, SRC belgesi ve Psikoteknik belgeleri
- h. İşçinin değişen vardiyalarla çalışması halinde haftalık çalışma saatlerini gösteren posta çizelgesi
- i. Gece çalışanları için gece çalışabilir raporu, gece çalışacaklardan alınacak muvafakatname ve gece çalışanların çalışma bölge müdürlüğüne bildirildiğine dair evrak
- j. İşin gereklerine göre bulunması gereken diğer evraklar(mesleki yeterlilik, operatörlük, kaynakçı vb belgeleri), bulunmalıdır.
- k. Engelli işçilerin vergi idaresi başkanlığına verdiği özel vergi indirimi dilekçesi
2- İşe Devam Eden Personelin Bu Süreçte Özlük Dosyalarına Eklenmesi Gereken Evraklar
- a. Yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni ve benzeri izin belgeleri,
- b. Doğum izni, çalışabilir/çalışamaz raporları, emzirme izni dilekçeleri,
- c. İşçi hakkında tutulan tutanak, olay tespit formları, işçiden istenen savunma talep yazısı, işçinin savunması, işçiye verilen uyarılar,
- d. İstirahat ve iş göremezlik raporları
- e. İmzalı bordrolar/ imzalı ücret pusulaları (her ay periyodik olarak imzalatılması önemlidir.)
- f. Ücret Kesme cezası varsa nedenini gösteren belgeler
- g. Maaş zammı, unvan değişikliği veya sosyal haklarında oluşan değişiklikleri bildiren yazılar, terfi ve nakil bildirimleri, görevlendirme yazıları,
- h. Performans değerlendirme formları
- i. İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda mesleki riskleri, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirme belgeleri
- j. İş kazası tutanağı
- k. Geçici olarak bir başka işyerine devredilecek işçinin rızasını gösteren belge
- l. İşçi hakkında yapılan tüm resmî yazışmalar
- m. İş güvenliği malzemelerinin teslim edildiğine dair zimmet tutanağı
- n. Dışa görevlendirmelerde “Dışa görevlendirme Formu”
- o. Alınan eğitimlere ait belgeler
- p. İş başı eğitim katılım formları
- q. İş sağlığı iş güvenliği eğimlerine ait sertifikalar
3- İşten Çıkışta Özlük Dosyasına Eklenmesi Gereken Evraklar
- a. SGK işten ayrılış bildirgesi
- b. İşten ayrılan işçi için İş Kur’a verilen İşten Ayrılma Bildirgesi (İAB)
- c. İbraname
- d. Çalışma Belgesi/Hizmet Belgesi
- e. Fesih bildirimi
- f. İstifa dilekçesi
- g. Kıdem ve İhbar Tazminatı bordroları
- h. Haklı fesih varsa bu durumu kanıtlayan belgeler
- i. İşçiye noterle yapılan bildirimler (İşçiye verilen lehte ve aleyhte ihtar yazısı, tutanaklar vb)
- j. İhbarname
- k. Sözleşmesi iş kanununun 17 ve 29. maddesine göre feshedilen işçiye; aynı nitelikte personel ihtiyacı durumunda gönderilen davet yazısı