Personel özlük dosyası personel ile kurulan tüm hukuki ilişkiye ait evrakların muhafazasının sağlandığı, 4857 sayılı İş Kanunu kapsamında her personel için ayrı ayrı tutulması zorunlu dosyalardır. Yasal zorunluluğun yanı sıra İşveren olası bir iş davasında Yıllık izin, Ulusal Bayram, genel tatil izni, işçi alacakları konusuna giren izinleri kullandırdığını, kullandırmadıysa da ücretini ödediğini ispat külfeti altındadır. Bu tür izinleri kullandırdığını da ancak yazılı belge ile ispatlayabilir. İşçi, fazla mesai alacağı iddiası varsa bunu ispat külfeti altındadır. Ancak işçi fazla mesai yaptığını tanık ile ispat edilebilirken, işveren fazla mesai alacağını ödediğini ancak ve sadece yazılı belge ile ispatlayabilir. İşveren açısından, özlük dosyalarının hukuka uygun bir şeklide tutulmaması veya eksik/hatalı tutulması, yasal zorunluluğun yerine getirilmemesinden kaynaklı idari yaptırımlar ile karşılaşılmasının yanı sıra mahkemeler önünde yazılı ispat külfetinin yerine getirilememesi nedeniyle belki de doğmamış veya ödenmiş işçi alacaklarını dahi ödeme külfeti doğmaktadır. Yine İş sözleşmesinin ne şekilde sona erdiğinin ispatı açısından gerekli hukuka uygun hazırlanmış yazılı belgelerin (tutanakların) özlük dosyasında muhafaza edilmesi gerekir. Aksi halde işveren maddi olayda iş sözleşmesini esasen haklı neden ile feshetmiş olsa dahi kanun usulüne uygun tutanakların tutulmaması halinde İşveren haksız duruma düşebilmektedir.
İşveren açısından personel özlük dosyalarının takibi, kullandırılmış işçi alacaklarının ispatı açısından özlük dosyasında bulunması gereken yazılı evrakların nasıl düzenlenmesi gerektiği ve takibi ancak işinde uzman danışman avukatlar ile mümkündür.